맥에서 GTD를 활용한 한 일 관리 3 (Things 3)

Things 3에서 GTD의 ‘명료화하기’ 단계 수행하기

명료화하기

‘명료화하기’ 단계는 GTD 방법론의 가장 중요한 부분이라고 생각합니다. 이 단계는 아래 플로챠트에서 볼 수 있듯이 여러 과정을 거쳐서 Inbox에 들어온 할 일을 분류하는 작업입니다. 얼뜻 보면 복잡하고 어려워 보이기도 하지만 생각보다 어렵지 않아 한 번 이해하면 쉽게 할 수 있습니다.

1. Inbox에 들어온 할 일은 매일 정해진 시간에 차분히 ‘명료화하기’를 진행합니다. 할 일을 하나하나 확인하면서 어떤 일인지 어떻게 처리해야 하는지를 확인하고 분류합니다.
2. 첫 번째로 확인해야 하는 것은 이 내용이 ‘실행 가능한가?’ 판단하는 것입니다. 보통 할 일로 입력한 내용은 실행할 수 있습니다. 그러나 Inbox에는 할 일뿐만이 아니라 일과 관련된 정보 같은 것도 입력합니다.
   1. 어떤 아이디어에 대한 노트라도 그것이 언젠가 해보고 싶은 일이라면 Someday로 옮겨 놓고 주기적으로 검토합니다. 데이비드 앨런은 이것을 ‘인큐베이팅’이라고 부릅니다.
   2. 만일 무언가 실행하는 일이 아닌 단순 정보라면 정보를 보관하는 노트 또는 노트앱으로 옮기거나 Things 3에서 Reference(참고) 영역을 만들어서 옮깁니다.
   3. 언젠가 해야 할 일도 아니고 나에게 필요한 정보도 아니라면 삭제합니다.
3. 실행할 수 있는 일이라면 이 일이 한 번에 처리할 수 있는 일인지 판단합니다. 만일 한 번에 처리가 불가능한 일이라 여러 개의 일을 처리해야 완료할 수 있는 일이라면 이것은 프로젝트로 변환해야 합니다. - 대부분 프로젝트라고 하면 오래 기획하고 여럿이 참여하는 거창한 일로 생각하지만, GTD에서는 ‘프로젝트를 하나 이상의 행동 단계가 필요하고 1년 이내에 완수할 수 있는 결과라고 정의’합니다. 그러니까 행동 단계가 2개이고 모두 완료하는데 2~3일이 걸리는 것도 프로젝트라고 할 수 있습니다.
4. 한 번에 완료할 수 있는 일이라면 또다시 ‘2분 이내에 완료할 수 있나?’ 확인해야 합니다. 만일 2분 안에 처리할 수 있는 일이라면 당장 실행해 Inbox에서 바로 완료해 버릴 수 있습니다.
   1. 만일 좀 시간이 걸리는 일이라면 ‘다음’ 또는 Today로 옮겨서 오늘부터 시간이 날 때 바로 처리할 수 있도록 합니다.
   2. 반드시 특정 시점에 시작해야 하는 일이라면 캘린더로 옮겨 적거나 Things 3의 경우 날짜를 지정하여 Upcoming에 넣습니다. Things 3는 자동으로 시작 날짜에 해당 할 일을 Today로 옮겨 놓습니다.
   3. 내가 할 수 있는 일이 아니고 다른 사람에게 부탁해야 하는 일이나 다른 사람의 선행 업무가 필요하다면 해당 사람에게 위임합니다. 이 부분은 뒤에서 자세히 다룹니다.

Things 3로 하는 ‘명료화하기’

Things 3는 GTD를 잘 구현한 앱입니다. 명료화 단계도 잘 처리할 수 있도록 디자인되어 있습니다.

위와 같이 Inbox에 여러 할 일을 입력했습니다. 이렇게 입력된 할 일은 하루 중 특정 시간에 반드시 ‘명료화하기’를 실행합니다.

할 일 중에 ‘설거지 하기’는 실행할 수 있는 일이고, 한 번에 처리할 수 있는 일입니다. 하지만 2분 이내에 끝낼 수 있는 일은 아니고 30분 정도 시간이 필요하므로 오늘 30분 정도 시간이 빌 때 할 수 있도록 해야 합니다.
‘설거지 하기’를 더블 클릭하면 이 일에 관해서 설명과 실행일을 지정할 수 있습니다.

Notes 부분에 필요하다면 간단한 설명 또는 메모를 입력합니다. ‘설거지 하기’는 특별히 메모할 내용이 없으므로 입력하지 않겠습니다.
오른쪽 아래에 조그만 아이콘 4개가 보입니다. 좌측부터 시작일, 태그, 체크리스트, 마감일을 지정할 수 있습니다.

오늘 시작해야 하는 일이기 때문에 첫 번째 아이콘을 클릭하여 ‘Today’를 선택합니다.

‘설거지 하기’ 에 노란 별과 함께 Today라는 표시가 생깁니다.

두 번째 아이콘은 태그를 입력하는 아이콘입니다. 태그는 ‘정리하기’ 단계에서 자세히 설명하겠습니다.

세 번째 아이콘은 체크리스트입니다. 체크리스트는 Things 3에만 있는 기능으로 일을 처리하면서 체크해야 할 내용을 입력하는 부분입니다.

주의해야 할 부분은 이곳에 할 일 목록을 입력하지 않아야 합니다. 만일 하나 이상의 행동 단계가 필요한 업무라면 프로젝트로 변환하여야 합니다. 이곳은 단지 일을 처리할 때 확인할 내용을 목록화합니다.

 

마지막 아이콘은 마감일을 설정하는 부분입니다. 마감일이 없는 일이라면 설정하지 않아도 되지만 마감일이 있는 일이라면 이 깃발 아이콘을 클릭하여 설정하세요.
설거지는 시작하는 날도 오늘이지만 오늘 끝내야 하는 일이기 때문에 마감일도 오늘로 설정합니다.

이렇게 ‘설거지 하기’ 할 일을 처리했으면 엔터키를 눌러 설정을 완료합니다.
그러면 아래와 같이 오늘 시작해야 하는 ‘설거지 하기’ 할 일을 Today로 옮기겠다는 메시지가 나타납니다. OK 버튼을 누르면 시작일을 Today로 설정한 할 일들을 자동으로 Today로 옮깁니다.

할 일 중에 입력된 내용이 URL인 것이 있습니다. 이것은 유튜브 주소로 미국의 최신 술 소비 경향에 대한 정보가 담겨 있습니다. 영상 내용을 노트해 놓아야 나중에 이것이 무엇인지 바로 알 수 있으므로 Notes 부분에 영상의 내용과 이것을 기록한 이유를 입력해 놓습니다.

이것은 실행할 일은 아닙니다. 만일, 이 유튜브 내용이 향후 내가 할 일에 직접적으로 연관이 되어 있다면(언젠가는 이 영상에 나온 술을 구입하겠다. 또는 이 영상에 나온 내용으로 새로운 기획을 하겠다.) Someday(언젠가)로 설정해야 합니다.
시작 날짜 아이콘을 클릭하여 Someday를 선택합니다.

자동으로 Someday로 이동합니다.

만일, 이 URL이 단순히 참고용 정보라면 Reference로 분류합니다. 이 방법은 ‘정리하기’ 단계에서 설명하겠습니다.

다음 포스팅에서 계속 이어집니다.