맥에서 GTD를 활용한 할 일 관리 1

작년(2024년) 옥스퍼드 영어 사전에는 '뇌 썩음'(Brain Rot)이 올해의 단어로 선정되었다고 하죠. 또한 <뉴욕타임스>에 따르면 '오늘날 일반인이 하루에 소비하는 정보는 34기가바이트에 달하고, 이는 매일 신문 174부를 읽는 것과 같은 정보량' 이라고 합니다. 예전 같지 않은 집중력 때문에 고민하고 수많은 정보로 인하여 무엇을 어떻게 해야 할지 도무지 갈피를 잡지 못하는 분들이 계시죠. 제가 그렇습니다.
기억력과 창의력, 판단력이 섞여 들어서 무엇을 기억해야 하고 무엇을 생각해야 하는 부분인지에 대한 경계도 흐릿합니다. 이런 상황은 전 세계에서 동일하게 일어나고 있습니다. 오죽하면 '뇌 썩음'이라는 단어가 올해의 단어겠어요.

 

Pixabay로부터 입수된 Gerd Altmann 님의 이미지 입니다.

 

이를 해소할 수 있는 최근의 경향은 뇌의 기능에서 기억의 기능 상당 부분을 모바일 기기나 컴퓨터로 처리하고 자신의 뇌로는 창의적인 일, 정확히 판단하는 일을 전문적으로 하자는 쪽으로 발전하고 있습니다. 이런 분위기 속에서 '세컨드 브레인'이라는 용어가 나왔습니다.
그래서 이 블로그에서 '할일 관리', '노트 관리', '세컨드 브레인 구성', '제텔카스텐'등을 알아보고 맥 또는 다양한 디바이스에서 사용할 수 있는 앱의 올바른 사용방법을 소개하려 합니다.

예나 지금이나 일정과 할 일 관리를 다이어리에 하는 분들이 많습니다. 사실 어떤 좋은 도구를 가져다줘도 익숙한 도구만큼 생산성을 내기는 힘들죠. 그런데도 제가 추천하는 앱의 사용법을 소개하려고 하는 이유는 GTD, P.A.R.A, 제텔카스텐이 효과적인 생산성 방법론임에도 불구하고 정확히 따라 하려면 초기에 나름 체계와 규칙을 세워야 하기 때문입니다. 이런 체계와 규칙을 잘 구성해 놓은 앱은 생산성 방법론에 쉽게 적응하게 해주고 빠르게 자신의 상황에 맞게 수정하여 사용할 수 있게 합니다.

첫 번째로 GTD에 대해서 소개하고 GTD 방법론을 가장 잘 구현하고 있는 Things와 Nirvana를 소개하겠습니다.

뇌 썩음'(Brain Rot) 영국 옥스퍼드 사전이 2024 '올해의 단어'로 '뇌 썩음(Brain rot)'을 선정했습니다. 이 단어는 사소한 정보를 과잉 소비함으로써 개인의 정신적, 지적 상태가 퇴보하는 현상을 의미하며, 소셜미디어에서 저품질 콘텐츠의 소비가 증가하는 현실을 반영하고 있습니다.

 

Pixabay로부터 입수된 Markus Winkler님의 이미지 입니다.

1. GTD 란 무엇인가?

사실 GTD는 유행이 조금 지난 생산성 방법론입니다. 구글 검색 트랜드에 의하면 2007년도가 GTD의 인기가 최고 정점이었습니다. 저도 그때쯤 GTD를 처음 접했던 것으로 기억됩니다. 이렇게 오래되고 유명한 생산성 방법론이기 때문에 아는 분이 많으실 텐데요. 그래도 정확히 다시 정의해 드린다면…
GTD(Getting Things Done)는 미국의 생산성 컨설턴트 데이비드 앨런(David Allen) 이 개발한 개인 생산성 관리 기법입니다. 2001년 그의 동명 저서를 통해 처음 소개된 이후 전 세계적으로 널리 활용되는 시간 관리 방법론입니다 . GTD는 “스트레스 없이 일 처리하는 기술”로 알려져 있으며, 머릿속의 해야 할 일을 체계적으로 관리하여 심리적 안정과 효율성을 추구합니다.

2. GTD를 왜 지금?

앞에서 말씀드렸지만, 우리는 현재 너무 많은 정보(양질 또는 저질의 정보들)로 인해 집중이 어려운 상태입니다. 이 모든 것의 원인이 스마트폰과 SNS 그리고 쇼츠와 릴스 때문이라고 책임을 전가하기에는 무리가 있습니다. 나이가 듦에 따라 뇌의 기능이 떨어지고 집중이 어려울 수 있으며, 집중하려고 하는 대상이 사실은 집중할 가치가 없거나 내가 그럴 마음이 없는 경우도 있습니다. 그러나 진짜 원인은 원래 집중이라는 것이 힘들기 때문입니다. 집중이 이렇게 어렵기 때문에 집중을 위한 마음가짐은 예로부터 ‘맑고 깨끗한 정신을 위해 모든 번뇌를 떨치는 것’과 같이 실천하기 쉽지 않은 것입니다.

내 머리속에 가득 차 있는 생각의 덩어리들은 왜 머릿속에서 사라지지 않고 계속 남아 나를 괴롭히는지 정말 괴롭습니다. 이제 자신의 머릿속을 자세히 들여다보고 그 생각의 덩어리들을 분류하고 하나둘 치워야 하지 않을까요? 그래야지 ‘맑고 깨끗한 정신’이 돌아오지 않을까요?
머릿속에 있는 수많은 생각 중에 첫 번째로 우리를 불안하게 하는 할 일(업무)에 대한 생각을 정리해서 머리 밖으로 치워 놓고 적절한 시간에 작은 단위로 하나하나 실행하여 처리할 수 있다면 어느 정도는 머리가 맑아질 수 있지 않을까요? 더 나아가 큰 짐을 내려놓는 느낌을 얻을 수 있으며 복잡하고 어려웠던 일을 쉽게 진행하고 마칠 수 있게 된다면 어떨까요?

3. GTD의 업무흐름 관리 5단계

편안한 상태에서 업무에 대한 통제력을 발휘하기 위해 GTD에서는 다음과 같은 5단계를 제안합니다.

1. 자신의 주의를 끄는 일을 수집한다.
2. 각 항목의 의미 그리고 그와 관련해 해야 할 일을 명확히 정한다.
3. 그 결과를 정리한다. 그 결과로써 우리가 검토할 수 있는 옵션들을 제시해야 한다.
4. 이 옵션들을 검토한 뒤 선택한다.
5. 선택한 옵션을 실행한다.

GTD의 각 단계에 따른 자세한 방법은 다음 글에서 계속하겠습니다.
각 단계를 Things나 Nirvana와 같은 할 일 관리 앱에서 어떻게 구현하는지도 알아보겠습니다.